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总第144期  
◎我的数据处理修炼之路

 

我的数据处理修炼之路

伟志品牌运营公司计划运营部副部长 陈云双

时下无论做什么行业,从事什么工作,如果不谈数据就不是能否跟上时代的问题,而是能否持续经营或顺利工作的问题了。大到战略决策,小到考勤签到,无不和数据有关,真的是到了“无数据,不经营”的地步。

数据有很多种类,处理的工具和方法也多种多样,而Excel是最常见和最优秀的数据处理工具之一。因其门槛低、自由度高、功能强大而成为最受欢迎的数据处理工具,应用实例随处可见。

事实上,我的数据处理修炼之路也只限于Excel的进阶。

因为工作需要,我最早接触Excel是在1998年,那时候电脑的操作系统还是Win95,Excel是什么版本都没印象了。最早应用Excel是从画表格开始的,就觉得这个软件画格子很方便,后来发现它还可以进行计算。当时我正好在河南分公司做产品计划工作,需要大量的计算,这就进一步提起了我的兴趣。那段时间,必看遇到的Excel书籍,必用可以用到工作中的技能。当时学习的目的性很强,从画格子,到计算、工具、函数、图表,在工作中各种应用,可以说到了得心应手的地步。

2007年,我在服饰总部从事西服计划工作,受当时财务部长徐爱武委托,对分公司财务人员进行Excel应用的巡回培训。由一名普通的计划人员,对精于计算的财务人员进行Excel培训(实际参加培训的已不限于财务人员了),这在公司是史无前例的。当时我还有点小小的骄傲,但也不敢丝毫松懈,因为看到了其他同事追赶甚至超越的步伐。那时候进步的主要动力是分享,因为热心分享与帮助,同事朋友有了Excel的疑难杂症都喜欢找我,反过来也促进了我的进步,形成了一个正循环。

这种优越心理终结于2012年10月。当时服饰产业总部决定在所有销售终端推广ERP系统,我被ERP小组负责人梁梦子“挖”过来做ERP工作。有一次我去成都分公司出差,一位同事从网上下载了一段Excel视频给我炫耀性地展示,内容是VBA,在分分钟里就处理了四千多条数据。我的Excel技能的优越感被一扫而空,真正地感受到了冲击,感受到了学无止境。回来后我就买了本VBA的书开始啃。两个月后,通过反复学习和试错,在梦子的帮助下(我当时都不知道如何调试),终于写出了第一个符合自己意愿的VBA小程序。

现在回想起来,幸好学会了这门技能,不然后期ERP系统的许多“填缝剂”式的工作将难以进行。也同时对学习有了更新的认识:知道的越多,发现自己会的越少,越发对未知充满敬畏而再不敢有骄傲之心。

在使用Excel中,养成良好的数据习惯,这种习惯会渐渐成为一种规范的标准潜移默化地植入你的数据中,在数据处理时使你受益。

 

 

以下经验供有兴趣的朋友参考:

1、尽可能使用记录表。除非报给领导的报表,否则可能使用记录表,不要合并单元格,应该有数据的格子都把数据填满,哪怕只是上一行的重复。

2、数据口径和格式要统一,注意区分文本型数字和数值型数字,日期间隔符用“-”或“/”而不使用点“.”,不要加无用的空格。

3、数据要留存尽量细化的原始表,以便于多方位分析使用。两个数字4+6=10很好计算,但如果你只知道10,想要知道由哪两个数字相加得来,是一件很困难的事。

4、大道至简,尽量不要让你的表格过于花哨或复杂,除非必须,例如各种颜色、不同字体、大小和过多的公式,那样只会影响数据处理的效率。

5、学以致用,学为用提高效率,用为学加深记忆,学以致用,学用结合。如果Excel的一项技能你觉得很好却用不上,除非你想成为培训师或进行系统性的了解,否则就不要学,因为如果不使用保证你三天后会忘掉20%,一周后会忘掉40%,一个月后能记得20%就不错了,浪费时间。但用得上的,一定学并多花点时间使用,用熟后你会觉得妙不可言。

6、学会学习与分享,形成正循环。现在学习的方法非常多,除了自带的帮助外,“百度”也是个好老师。

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